自動車を使用している事業者には、「運転日誌」を備え付け、運転者に記録させることが義務付けられています。(要件に該当しない一部の事業者を除きます。)

 そのため、企業側は日々の運転の記録を「日誌」や「日報」として作成する必要があるのですが、「手書き」の記録では、内容に「書き忘れ」が生じたり、「集計」が煩雑になったりする恐れがあります。

 また、従来の「日報」の作成に限らず、働き方改革関連法が成立した今後は、法改正に対応できるような労務管理の整備が急務と言えます。

 Pdriveには、これらの課題の解決に役立つ便利な「日報機能」がありますので、その詳しい機能と便利なポイントについてご紹介いたします。

日報機能の便利ポイント その①「自動で作成できる」

Pdriveの日報機能では、日々の運転の記録が「日報」として自動で作成されます。「日報」は、ドライブレコーダーが収集する様々なデータから作成されます。収集される主なデータは、以下のとおりです。

  • 運転者名
  • 運転開始・終了時刻
  • 移動経路
  • 走行距離
  • 走行速度

ドライブレコーダーの動作中、これらのデータは全て自動で収集され、集計されます。  データの記録をドライブレコーダーが自動で行ってくれるため、「手書き」の記録に起こりがちな内容の「書き忘れ」や、煩雑な「集計」などの心配もありません。

日報機能の便利ポイント その②「手入力もできる」

Pdriveでは、ドライブレコーダーが様々なデータを自動で収集・記録してくれることをご紹介しました。しかしながら、中には「手動」で記録を取っておきたい情報もあると思います。  Pdriveの日報機能は、そのような情報を手動で入力できる「作業内容」の入力スペースがあります。

例えば、訪問先は何処だったか、現地で行った作業はどのようなものだったか、詳細を記録したい場合に「作業内容」の項目がご活用いただけます。

日報機能の便利ポイント その③「レポート出力・印刷できる」

自動作成された日報は、Pdriveの「クラウド管理画面」から確認できるようになっていますが、それに加えてA4 判に収まる帳票として「レポート出力・印刷」することも可能です。「運転したドライバーは、作成した日報を上司へ都度提出する」という取り組みをされている企業では、日々の運転を記録する日報作成業務が、記録するドライバーにとっても、それを確認する管理者にとっても、決して軽視できない負担になります。

しかし、Pdriveの日報機能を活用することで、それらの負担は大幅に軽減できます。

ドライバーは、1日の最後にPdriveのクラウド管理画面から「レポート出力・印刷」するだけで日報作成が完了します。そして、日報として印刷したレポートを、上司などの管理者へ提出すれば報告業務も完了です。

日報として出力されたレポートには、1日の「合計走行時間」など自動で集計された情報が初めから載っているため、管理者は煩雑な集計作業を行う必要もなく、稼働の実態を容易に把握することが可能になります。

日報作成業務の全体的な「効率化」により、「空いた時間の利活用」や、「残業時間の削減」といった効果を見込むことができます。

日報機能のまとめ

これまでご紹介しましたPdriveの日報機能のポイントを以下にまとめます。

  1. 自動作成されるため、「書き忘れ」などの記録誤りが発生しない
  2. 記録誤りを訂正する時間も削減される
  3. 手入力で、詳しい内容も記録しておける
  4. データが自動集計されるため、煩雑な集計作業をする必要がない
  5. 日報をレポート形式で出力・印刷できる

これらの効果により、「業務効率の向上」が期待できます。

一見すると地味な効果に思えるかもしれませんが、毎日のように車を使用する環境であれば、日々の積み重ねが大きな影響を及ぼしかねません。

日報作成業務に1日5分を要すという仮定をした場合、1人のドライバーの1か月間の乗車日数が20日であれば、1か月あたり100分を日報作成業務に費やすことになります。事業所に10人のドライバーがいれば10倍の1000分になり、時間に換算すると約16.6時間になります。人数が増えれば増えるほど、期間が延びれば延びるほど、要する時間が増えていきます。実際には、記載誤りの確認・訂正などに要する時間も加えて必要になり、さらには管理者がこれらの記録を確認する時間も必要になります。その場合、より多くの人的・時間的資源が投じられることに繋がっていきます。

Pdriveの日報機能は、これらの課題の解決の糸口になるものと考えています。

このほかにも、Pdriveには様々な機能があります。ホームページやブログをご覧になられた中で気になる点などがありましたら、お電話またはメールフォームからお問い合わせいただけますので、お気軽にご連絡ください。